従業員の出勤簿はどう管理する？法令の基本と小規模事業者が使えるアプリ

職人を雇うようになってから「出勤簿ってどうすればいいの？」と悩みました。法律上の義務がどこにあるのか分からないまま、なんとなく紙で管理していた時期があります。ここでは法令上の扱いと、実際に使える管理方法をまとめます。

法令上の出勤簿の扱い

出勤簿そのものを義務付ける条文は労働基準法にありませんが、従業員を雇っている事業者には「賃金台帳」の作成・保存が義務付けられています（労働基準法第108条・第109条）。

賃金台帳には労働日数・労働時間数・残業時間数などを記載する必要があり、その根拠として出勤記録が事実上必要になります。つまり出勤簿は「義務ではないが、ないと賃金台帳が作れない」という位置づけです。

区分	出勤簿の義務	根拠
一人親方（従業員なし）	義務なし	—
従業員を雇っている事業者	事実上必要	労働基準法第108条（賃金台帳）

賃金台帳・出勤記録の保存期間は3年間です（労働基準法第109条）。税務調査や労働基準監督署の調査に備えて保管しておく必要があります。

法令上の根拠はなくても、給与計算・確定申告・税務調査に対応するために以下の項目は押さえておくべきです。

一人親方で従業員を雇っていない場合、出勤簿の法的義務はありません。ただし、日報として作業記録を残しておくと確定申告のときに業務実態の証明になります。

特に外注費や経費の計上根拠として、「いつ・どこで・何をしたか」の記録があると税務調査で役立ちます。日報アプリで作業記録を残しておくのが一番手軽です。

職人を2〜3人雇っている場合でも、賃金台帳の作成義務があります。紙の出勤簿でも法律上は問題ありませんが、以下の理由からデジタル管理をおすすめします。

職人が日報を入力すると、出勤日・労働時間が自動で集計されます。月末には出頭表（出勤簿）と給与明細PDFをそのまま出力できるので、別途タイムカードや集計作業が不要になります。

外国人技能実習生がいる現場では給与明細を8言語で出力できる点も、他のアプリにはない強みです。無料プランから使えます。

テンプレートを使えばすぐに出勤簿が作れます。スマホからも入力できて無料なのが強み。ただし集計は手動になるので、人数が増えると管理が大変になります。

打刻・集計・有給管理まで対応したクラウド勤怠管理サービス。月額費用はかかりますが、従業員が10人を超えてくると管理が格段に楽になります。小規模なうちは費用対効果が出にくいです。

一人親方なら出勤簿の義務はありませんが、日報として記録を残す習慣は持っておくべきです。従業員を雇っているなら賃金台帳の作成義務があるので、紙でもデジタルでもきちんと管理しましょう。

職人を雇い始めたばかりの段階なら、日報・出勤簿・給与明細がまとめて管理できるアプリを使うのが一番コストを抑えながら対応できます。